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一般財団法人は、平成20年に施行された「一般社団法人及び一般財団法人に関する法律」（以下「法人法」といいます）により設けられた比較的新しい法人類型です。一般財団法人は、人材育成のための奨学金事業や産業振興のための助成金事業等に活用されています。そこで、本連載の４回目は、一般財団法人について取り上げます。

本書は、大きく変わる日本の民事裁判手続をコンパクトにわかりやすく解説するものである。何が変わるのか？一言でいえばIT化である。時代遅れの手続を一気にバージョンアップし、デジタル社会に相応しいものにする企てである。

契約書を電子的に作成する電子契約のメリットとしては、印紙代削減、作業効率向上・文書関係費用の削減などがある。ただし、民事訴訟における証拠力確保や税務書類としての保管には一定の措置が必要である。なお、多くの契約類型で契約書を電子化できるが、契約時に紙文書の交付が必要なものもある点に注意しなければならない。

本稿は、電子契約の技術的側面について解説する。電子契約においては、1どのような内容の契約が2誰と誰の間で3いつ締結されたかを証明するため、電子署名および認定タイムスタンプが用いられている。また、タッチパネルに指やペンで書く電子サインも有力だ。以下では、それぞれの手段のメリットとデメリットを示す。

電子契約の導入検討に際して、企業の法務担当者から「契約をめぐって民事訴訟になった場合にも電子契約で問題は生じないのか」という点について心配する声が聞かれることが多い。本稿では、電子契約が民事訴訟における証拠としてどのように扱われるかを解説し、また実際に民事訴訟において証拠提出する際の具体的な方法等を説明する。

電子契約導入に関しては、単なる印紙税の節約といったニーズを超え、情報ガバナンス体制の構築の一環としての検討を期待したい。筆者は住宅・建築・土木・設計・不動産業界の法分野を専門領域としている。同業界は法規制ゆえに電子契約導入が難しい業界であるが、厳しい規制を突破して電子契約導入をしている企業もある。そのパワーの源は、企業の限られた経営資源をフルパワーで活用し、優秀な社員の働き方改革を実践するためのIT活用の一環として電子契約が位置づけられていることである。

野村ホールディングスは、ガバナンス強化とコスト適正化施策の一環として「購買の一元化」プロジェクトを立ち上げ、そのプロジェクトのもとで、取引先との購買に掛かる契約書・契約情報の集約を進めてきた。また、電子署名を用いて契約締結を行う「電子契約サービス」を導入し、締結プロセスを紙による手続から電子契約へと順次切替えている。今般、これまでの活動を振り返りながら、電子契約サービス導入のきっかけ、導入時の課題と対応、導入後の効果、電子契約導入における気づきをご紹介することで、さらなる社会的利便性向上へつながっていくことを期待し寄稿させていただいた。

当社は、次々と新しいサービス・アプリを開発・提供する、とてもスピードの速い会社である。そのため、「御社の契約はすべて電子化されているのですか?」と聞かれることも多い。しかし、電子契約導入にあたっては後述のようにリーガル・セキュリティリスクを含む多くの課題があり、当社でもそうした課題を1つ1つ解決しながら、一部のサービスで電子契約を導入する準備を整えている段階である。電子契約導入のきっかけとして、法務室内外でのニーズの高まりがある。当社では、月に1000通を超える契約書類の処理を行っており、契約締結・管理業務の効率化が喫緊の課題となっていた。書面の多くが押印によって処理されている一方で、海外との契約や相手方の要望によるものなど代表権者の署名が必要なケースもまだ多く、代表権者からの署名取得を担当する。事業部による改善要望が高まっていた。そこで、法務室の業務改善・戦略企画等を担当する「リーガルオペレーションズチーム」1が、電子契約導入プロジェクトを進めることになった。

当社では2017年に電子契約ツールを導入した。導入に際してどのような課題意識を持って検討を行ったのか、電子契約ツールを社内で展開するにあたって直面したハードルはどのようなものだったのかについて述べるとともに、実際の導入スケジュール、導入後の変化および今後解決すべき課題について、当社の実例を紹介する。

当社は、古参のシステムインテグレーターであり、システム開発について長年の経験を持っている企業である。お客様に対してのシステム開発については、常々、効率的であり、安定感があり、拡張性が高い等々......最善のものを提供しようと社員一同意識しているが、自社のシステムとなるとケアが足りていない。システム開発を生業とする当社にとっては医者の不養生と言っていいだろう。長い年月、自社開発のシステムを使い続けていたが、あらゆる場面で登場する紙決裁、過去データの戦略的利用ができる仕掛けがないことなど、非効率な例をあげるときりがなく、基幹システム再構築の必要性は社内課題として幾度となくあげられてきた。しかし、基幹システムをすべて刷新するとなると数億円規模の投資や多方面からの承認、十分な人員の確保が必要となり着手に踏み切れずにいた。こうした状況でも業務は継続していくため、大きな改善でなくとも少しでも業務効率化につなげられることはないかと考え、発注業務の社内決裁・対外契約につき、電子契約を導入することとした。